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DIE Verwaltungssoftware für Fotografen

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutscheine, Model Releases, Umsatzsteuervoranmeldung, Termine, Kostenüberblick, monatliche Kosten, Online-Shop, … – viele Themen, um die sich Fotografen / viele kreative Menschen kümmern müssen, die ein bisschen Geld mit ihrer Tätigkeit verdienen wollen.
Doch das ist wirklich kein leichtes Thema, denn es gibt viel zu beachten und die Programme, die einen dabei unterstützen sollen, sind oftmals nicht für einen passend. Entweder zu wenig Funktionen oder gleich mit Lagerverwaltung, wo man für viel Geld eine Software erwirbt, von der man vielleicht 20% nutzt.
Als ich selbst anfing mein erstes Geld mit der Fotografie zu erwirtschaften, stand ich vor dem gleichen Problem. Es gibt einfach keine Software, welche zu mir passt und darüber hinaus einfach zu bedienen ist. Also kam ich zum Entschluss: Was es nicht gibt, programmiere ich mir eben!
Außerdem sind Online-Lösungen mit einem monatlichen Preis für mich auch keine Lösung. Diese bieten zwar einiges, jedoch fehlt immer irgendwo was und das nächst teurere „Paket“ kostet dann für einen wieder zu viel.
Gestern wurde bei fotografr.de ein Artikel veröffentlicht, der sich zufällig genau diesem Thema widmet und da sich ein Kommentar anbot, erzählte ich dort einmal kurz von meiner Software. Ich hätte nicht erwartet, dass sich so viele Leute bei mir diesbezüglich melden – die Resonanz war klasse. Und deswegen gibt es heute diesen Blog-Artikel, wo ich auf die Funktionen meiner Software eingehen möchte.

Wo läuft die Software?

Viele Fotografen nutzen Apple, andere jedoch Windows. Alles blöd, zumal die Daten dann auch nur auf dem einen Rechner liegen. Was ist, wenn ich bei einem Kunden noch mal die Aufträge anschauen will? Oder die Rechnung im PDF Format noch mal vorzeigen möchte? Aus diesen Gründen (und weil ich damit mehr Erfahrung als mit der Desktop-Programmierung habe) entstand meine Verwaltungssoftware mit PHP und MySQL und läuft auf jedem Webspace. Somit ist man Plattformunabhängig und kann von überall aus auf die Daten zugreifen. Natürlich steht hier auch die Sicherheit im Vordergrund, darauf wird geachtet. Eine weitere Idee von mir ist dahingehend, dass ich evtl. falls es sich anbietet die Software auch für einen Mini-Rechner wie dem Raspberry Pi zur Verfügung stelle, der dann bei einem zuhause steht, womit alle Daten zuhause sind, man aber dennoch von überall aus drauf zugreifen kann. Dank abgespecktem Linux, was stark abgesichert wird, dürfte die Plattform dann auch sehr sicher sein. Ebenso ist eine WebApp in Planung, dazu bei den Funktionen mehr.

Welche Funktionen soll die Software haben?

Viele. Und es kommen immer weitere dazu. Ziel ist aber dennoch, alles einfach und übersichtlich zu halten. Hier mal eine Liste der geplanten Funktionen (zumindest die wichtigsten):

  • Kundenverwaltung (Übersicht, Suche, sowie Einteilung in Kategorien wie z.B. Models, Online-Shop Kunden, Webdesign)
  • Auftragsverwaltung (Aufträge, Rechnungen, überfällige Rechnungen, Gutschriften, Gutscheine, Angebote)
  • Ein kleiner Online-Shop (öffentlichen + einen mit Zugangs-Codes, dazu gleich mehr)
  • Bezahlung via Überweisung / Bar / PayPal
  • Verkauf von z.B. Videotrainings – Download-Link wird einem direkt per E-Mail zugeschickt bei erfolgreicher Bezahlung
  • Zugangscodes für bestimmte Kunden (z.B. bei der Schulfotografie. Es werden PDF-Listen erstellt (wahlweise auch E-Mail Versand) mit Codes für jedes Kind. Mit dem Code kann man sich einloggen und sieht dann alle Fotos vom Kind + Klassenfoto und kann auswählen, welches man wie oft in welcher Größe möchte)
  • Umfangreiche Statistik (Umsatz / Gewinn pro Kategorie / Zeit, Diagramme usw.)
  • Steuerliches (Umsatzsteuervornanmeldung, Tax-ID für Ausland und sowas. Mal schauen, wie ich es implementieren werde)
  • Kalender mit Terminübersicht, E-Mail Erinnerungen, Google Kalender / iCal Anbindung
  • Wenn alles klappt eine Schnittstelle zu einer Druckerei / Druck-Software um Fotos direkt in den Druck zu geben
  • Update- und Backup-System für die Software
  • Individuelle Templates für Rechnungen / Angebote / E-Mails / Gutscheine / usw.
  • WebApp um Ausgaben / Einnahmen direkt einzutragen – z.B. Tankrechnung, was man schnell vergessen könnte
  • Anbindung für Module / Plug-Ins, z.B. ein Workshop-Plugin für Workshop-Verwaltung
  • Model Releases direkt erstellen lassen bzw. individuelle Verträge
  • Intelligente Suche für Kunden / Aufträge / Rechnungen – alles auf einen Blick
  • Evtl. irgendwann Anbindung an Lightroom für die Fotos
  • E-Mail Versand bei Angeboten, Rechnungen, Geldeingang usw. über eigene E-Mail Adresse (landet nicht mehr im Spam-Ordner)

Preis und Umfang

Ich habe bisher noch keine Ahnung, was so der preisliche Rahmen sein wird. Vermutlich etwas höher als so Verwaltungssoftware, welche jährlich erscheint. Dafür bekommt man für den Preis lebenslange Updates und persönlichen Support von mir. Ebenso möchte ich einige Videos (Screencasts) erstellen, wo ich Funktionen zeige und erläutere, um den Einstieg so einfach wie möglich zu halten. Das alles soll im Preis dabei sein, schließlich soll man sich mit der Software sehr wohl fühlen. Mit der Zeit wird es dann noch Module geben, welche man für wenig Geld dazu kaufen kann.

Mein Ziel

Ich möchte bis vermutlich Ende 2014 eine Software bieten, welche einfach zu bedienen ist, viele Funktionen bietet, die man aber auch braucht. Man soll weniger Zeit mit der Buchhaltung verbringen und sich mehr seinem Geschäft widmen – da soll auch die WebApp helfen, um Ausgaben / Einnahmen direkt zu verbuchen. Man soll von überall aus auf seine Daten zugreifen können, welche aber sicher sein sollen, weswegen ich mir auch diele Gedanken um die Sicherheit mache. Wenn das mit dem Mini-Rechner klappen würde, wäre das die perfekte Lösung, zumal dann alle Daten vor Ort liegen. Dank meinem Wirtschaftsinformatik-Studium, wo ab April auch Rechnungswesen ein Fach ist, sowie Unterstützung von Freunden, welche sich im kaufmännischen Gebiet auskennen, wird die Software zum Schluss perfekt zugeschnitten sein für Fotografen und kreativ tätige. Für Teilbereiche (Fotografie wird integriert sein) wie Webdesign, Workshops und sowas wird es dann Module geben, welche ich nach und nach entwickeln möchte.

Screenshots

Screenshots kann ich bisher leider noch nicht bieten, da ich noch mitten im Programmieren der Beta-Version stehe. Bei mir läuft aber seit ein paar Monaten das System, quasi in der Alpha-Version. Die Software wird zum Schluss ganz anders aussehen, aber es vermittelt schon mal einen Überblick über das ganze. Einmal meine Übersicht, dann ein Teil der besagten Code-Liste sowie der Online-Shop.

A02_aufbau
A06_pdf_code_liste
A09_order_uebersicht

Wie findet ihr die Idee? Wäre so eine Software etwas für euch? Was ich auf fotografr.de bisher gelesen habe, lässt vermuten, dass so eine Software vielen das Leben doch erleichtern würde. Ich werde mich reinhängen um bald eine Beta-Version zum testen anbieten zu können!

Update!

Das Projekt hat nun seine eigene Seite und nimmt Gestalt an. Alle Infos gibt es hier: PentaPaper!

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Hey, ich bin der Sven!

Ich programmiere und fotografiere. Bin im Web und auf der Linux-Konsole zuhause. Meine Homebase ist Frankfurt am Main. Ich reise gerne durch die ganze Welt und lese viel. Denke viel nach. Und auf diesem Blog zeige ich von allem etwas. Jede Woche neu. Das hier bin ich in Blog-Form. Ich bin der Sven, Hi!

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  • Also, da ich seit einem Jahr ein eigenes Fotostudio betreibe und die Aufträge jetzt so langsam mehr werden, wäre ich sehr an so einer Software interessiert. Gerne auch als Beta-Tester 😉

    Eine Anbindung an eine Cloud brauche ich nicht, daher sagt mir Dein Lösungsansatz via PHP & MySQL sehr zu. Da muss man nur einen Onlinezugang haben, und das wird wohl machbar sein.

    Was ich nicht mag sind Softwarelösungen, bei denen ich jeden Monat einen Betrag abdrücken muss. Ich kaufe die Software und nutze sie, aber mieten nicht.

    Bin gespannt, wie Dein Projekt aussieht und schaue ab jetzt hier öfter mal rein.

    Nette Grüße
    Ralf

  • Wäre sicherlich für viele Fotografen und andere Kreative äußerst interessant! … Wenn es jemand aus dem eigenen „Milieu“ erstellt, ist ja eine sehr spezifische, perfekt ausgerichtete Lösung wahrscheinlich. Ich werds weiter verfolgen und wenns dann bezahlbar ist, gerne verwenden …

  • Die Schnittstelle zu Fotolaboren würde ich mir sparen, da die meisten hier ihr eigenes-Süppchen kochen.
    Terminverwaltung etc – warum über google Kalender? Viele haben Outlook im Einsatz -nicht nur als Kalender sondern auch für e-Mails etc. Da wäre eine Sync-Möglichkeit mit Outlook äußerst attraktiv.
    die sache mit der Umsatzsteuervoranmeldung macht nur dann wirklich Sinn, wenn man die Daten dann sofort ins ELSTER überführen kann.
    Ansonsten eine Super Idee.

    • Ich muss mal schauen, wie ich es realisiere, aber ich möchte die Abwicklung mit Fotolaboren so angenehm wie möglich über das System gestalten.
      Terminverwaltung usw. mit Google Kalender / iCal, da viele eins davon nutzen und das einpflegen von neuen Terminen / Terminübersicht holen sehr gut zu realisieren ist. Außerdem hat man so seine Termine auch mobil (iOS / Android) dabei.
      Ja das mit der USt. Voranmeldung wäre so mein Wunschdenken mit direktem überführen nach ELSTER, aber da muss ich erst einmal schauen, inwiefern das ganze möglich / sinnvoll ist bzw. was man dafür alles braucht. Und auch hier gilt: Wenn das so nicht möglich ist, dann wenigstens so angehm wie möglich gestalten und alle notwendigen Daten übersichtlich darstellen.

  • Hallo Sven,

    ich bin sehr an Deiner Lösung interessiert und hoffe, dass sie bald fertig ist. Ich schaue mich schon seit einiger Zeit nach so etwas um, fand aber meistens nur was aus den USA. Mein Englisch ist zwar nicht so schlecht, ich habe aber ehrlich gesagt keine Lust meine Kunden auf Englisch zu verwalten. Wenn Du Tester brauchst, kannst Du mich gerne anschreiben. Sehr sympathisch finde ich, dass man einmal zahlt und dann alles bekommt.

    Viele Grüße

    Meltem

  • Hallo Sven,
    da bin ich sehr gespannt wie sich Dein Vorhaben entwickelt. Drück Dir jedenfalls die Daumen, ich werde öfters mal vorbeischauen. Wenn es auch für mich als Hobbyist mit nur kleinen Shootings bzw. wenigen bezahlbar ist bin ich sehr Interessiert.
    LG, Hansjörg

  • Als Hochzeitsfotograf wäre mir sehr wichtig, eine gute Kunden und Auftragsstatus verwaltung zu bekommen.

    Stichwort:
    Hochzeitsanfragen, in Bearbeitung, Fest gebucht.
    Auftragsstatus, Anzahlung erwartend,Hochzeit aufgenommen, Nachbearbeitung usw usw

  • Hallo Sven,

    das klingt alles schonmal sehr gut! Ich fändes es toll, wenn man sich die Software auch zum Teil selber einrichten kann oder man einfach entsprechende Module auswählt, die man dann benutzen kann. So kann man es sich für seine Bedürfnisse „zusammenklicken“…
    Ich werde hier auf jeden Fall öfter reinschauen. Und gerne auch „beta-testen“.

    LG, Jens

  • Moin Sven,

    gibt es schon nähere Informationen, wie weit Deine Software inzwischen ist?
    Ich benötige so langsam eine passende Abrechnungssoftware und würde mir Deine Lösung gerne mal vorher anschauen.

    Gruß
    Ralf

    • Eine erste Version wird es in den nächsten Wochen geben. Das wird dann hier auf meinem Blog als neuer Artikel erscheinen, also einfach ab und an mal vorbeischauen 🙂

  • Ist das Projekt gestorben oder wie sieht es mit einer Beta aus ?

    • Das Projekt ist nicht gestorben. Ich hänge nur noch in der Entwicklung, welche seit längerem im Stocken ist. Aber es wird…

  • Ich freue mich auch auf die Beta…. die suche nach einem online Rechnungsprogramm kann ich somit erstmal auf Eis legen 🙂

    • Diese ist schon auf gutem Wege 🙂 Ich denke, dass ich in einigen Wochen dann die ersten Beta-Tester suchen werde 🙂

  • Klingt doch alles wirklich sehr, sehr gut und nah am Business eines Fotografen. Ich stimme hier einigen Kollegen zu, die ein Baukastensystem nicht schlecht finden würden. Denn kleine aber feine Unterschiede gibt es ja meistens dann doch noch. Falls noch ein Beta-Tester gesucht wird, stelle ich mich gerne hierfür zur Verfügung! Danke.

  • Ich bin ebenfalls bei der Suche nach einer deutschen Verwaltung für meine Aufträge und Projekte auf Deine Website und Dein „Baby“ gestossen, finde Deinen Ansatz und die bisherigen Ankündigungen zum Umfang der Lösung und das Zahlungsmodell sehr interessant. Würde mich ebenfalls als „Betatester“ bei Bedarf zur Verfügung stellen. 🙂

  • Hi Sven,

    bei mir ist das Thema Kundenverwaltung grad wieder aufgeschlagen, weil auch meine derzeitige Lösung eigentlich Müll ist. Ich habe z.B. einige Emails an Kunden verschickt, an neue Kunden natürlich noch nicht. Und nun kann ich nicht danach filtern, wer eine Email noch NICHT bekommen hat. Da ist fast jede Excel-Tabelle besser…

    Via fotografr bin ich auf Dich gestoßen und bin schon ganz neugierig, wie weit Dein Projekt gekommen ist. Wenn es bereits etwas gibt, sag bitte unbedingt bescheid. Als Beta-Tester bin ich ebenfalls gerne dabei 🙂

    Schöne Grüße,
    Christian

  • Super!! Nach so etwas suche ich grade!! Wenn es bis Ende 2014 realisiert ist, bin ich dein erster Kunde!!
    Bis dahin kann ich wohl warten 😉

    Hört sich wirklich gut an! Sehr sehr gut!!!! 🙂

    Freu mich schon!!!

    LG Sabine

  • Wie weit bist Du denn gekommen mit Deiner Lösung? Das ist ja endloses programmieren. Gibt es schon einen Zugang zu einer Betaversion?

    Gruss

    Ralf

    • Ja, da hast du recht. Das Programmieren zieht sich doch länger hin als geplant, zumal während dem programmieren immer noch Sachen dazu kommen. Ich werde in den nächsten Tagen eine Seite online stellen zu diesem Projekt unter eigener Domain, wo man auch den Fortschritt des Projekts verfolgen kann.

  • bin mal gespannt . . .

  • Ich wäre auch interessiert als Beta-Tester! Vor allem die Vertragserstellung (automatisiert) würde mich interessieren 🙂 Also melde dich! Bin im Hauptberuf Entwicklungsingenieur und kann dir entsprechend qualifiziertes Feedback für die Softwareentwicklung geben 😉

    Gruß Patrick

  • Ich hätte auch sehr großes Interesse an deiner Software. Stelle mich als Beta Tester gerne zur Verfügung.

    Grüße Mario

  • Hi Sven,

    Dein Projekt klingt echt superspannend, da ich auch nach genau einer solchen Software suche…
    Leider gefallen mir die bisherigen Anbieter nicht.
    Stelle mich auch gerne als Betagtester zur Verfügung 🙂
    Bin gerade selbst an der Entwicklung eines neuen Webprojekts dran, was sich leider auch komplexer darstellt als ursprünglich angenommen 😀
    Aber das kennt man ja.
    Hätte auch noch ein paar Verbesserungstipis für deine PentaPaper-Seite in petto.
    Kannst mich gerne kontaktieren- sofern Du Interesse hast.

    VG und weiter ein gutes Durchhaltevermögen für Dein Projekt!
    Christian

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